Aprenda como organizar o tempo, para que tarefas e compromissos não controlem você!
Todos nós estamos habituados a ouvir, e repetir continuamente as seguintes frases:
Não tenho tempo para nada.
Não faço atividade física porque não tenho tempo.
Minha casa está desorganizada porque trabalho fora e estou sempre muito cansada.
Gostaria de cuidar melhor da alimentação da minha família, mas não tenho tempo para cozinhar.
Meu dia parece ter menos horas do que o dia das outras pessoas.
As horas do meu relógio não passam, elas voam.
Estas entre outras afirmações estão nas bocas de quase todo mundo.
Quem nunca disse, ou pelo menos ouviu a frase: TEMPO É DINHEIRO!
Vivemos reclamando de falta de tempo. Sabemos que "tempo é dinheiro", sendo assim é a nossa maior riqueza, mas continuamos a desperdiçar as nossas preciosas horas e minutos do dia.
O tempo gasto para a realização de qualquer atividade, seja ela intelectual ou não, é um tempo que não poderá ser recuperado nunca mais.
O dia tem 24 horas para todos e em qualquer lugar do mundo. Os ponteiros dos relógios giram na mais perfeita sintonia desde que o ser humano descobriu que podia fracionar os períodos do dia e da noite em intervalos mais curtos para obter um controle maior do tempo.
Temos relógios marcando as horas em nossas casas, nas ruas, nos escritórios, fábricas. Temos relógios e despertadores digitais acoplados aos nossos telefones celulares. Contamos o tempo, vemos ele passar, desejamos ter mais alguns minutos no dia para fazer algo mais.
Oásis do tempo!
Temos uma ideia falsa de que o controlamos, mas ao contrário, estamos perdendo a noção do tempo. O tempo passa, o tempo acaba, dependemos do tempo para viver, produzir, e consumir.
O que faz então, com que algumas pessoas consigam levar uma vida organizada, aproveitando bem as horas do dia ou da noite à sua disposição? E outras pessoas viverem na mais completa confusão, correndo contra o relógio, incapazes de gerenciar as próprias atividades diárias, em casa ou no trabalho, ou na vida social?
Não podemos armazenar o tempo, nem tão menos produzir tempo. O tempo simplesmente existe.
Não existe fórmula secreta. Não existem oásis para onde correr e se abastecer do tempo que desperdiçamos. O que faz com que algumas pessoas realizem suas tarefas com serenidade e com produtividade é somente o modo como elas usam o tempo que têm à disposição.
Ou seja, algumas pessoas sabem como organizar o tempo e outras não.
Pode-se dizer que pessoas que sabem usar bem o capital tempo são pessoas naturalmente organizadas, conscientizadas, e comprometidas não somente com a eficácia das suas ações, mas também com a consequência que as próprias ações terão para as suas vidas.
Quem não sabe fazer um uso funcional do seu maior capital (tempo), provavelmente está perdendo o controle sobre o seu dinheiro, sobre a sua saúde e a sua serenidade.
Como identificar as falhas, os vazamentos de tempo, as tarefas, hábitos, pessoas, emoções e coisas, que estão consumindo frações do nosso tempo e nos impedindo de ficarmos no controle da nossa vida?
A primeira coisa a fazer é pedir ajuda.
Aprender a delegar! Muitas pessoas acreditam que fazer muita coisa é sinônimo de produtividade e eficiência . Ao contrário, quando fazemos muitas coisas ao mesmo tempo, acabamos não fazendo tudo como realmente deveria ser feito. Estar no controle é também saber reconhecer nossos limites e saber priorizar. Execute as tarefas estratégicas, aquelas que dependem exclusivamente de você. Distribua aquelas menos estratégicas, mas ainda assim importantes, de modo funcional entre membros da sua equipe, ou da sua família.
O segundo passo é renunciar.
Quando aprendemos a priorizar e delegar acabamos descobrindo que a maioria das tarefas que fazem parte das nossas listas de tarefas é totalmente supérfluas. São verdadeiros vazamentos que roubam nosso tempo e nos fazem perder o controle.
Estas tarefas não são facilmente individualizadas. Se tornaram hábitos, e as realizamos em modo inconsciente, e automático. Não podem ou não merecem ser delegadas, porque são na maior parte das vezes maus hábitos. Nesse caso a única coisa a fazer é renunciar, eliminar, excluir tais tarefas das nossas listas, da nossa rotina. Certamente não é uma coisa fácil, mas é possível. É o único jeito de organizar o tempo e manter o controle.
Para conseguir identificar e separar as tarefas estratégicas daquelas importantes e daquelas supérfluas, basta fazer uma lista de tudo o que deve ser feito. Assim como de tudo o que gostaria de fazer. Este processo de tirar da mente e passar para uma lista física as atividades, sonhos e projetos que rodeiam nossos pensamentos, faz com que tenhamos clareza da quantidade de coisas, ações, e pensamentos que realizamos ao mesmo tempo. Tomamos consciência dos nossos vazamentos e assim fica mais fácil intervir para eliminar as perdas de tempo e recuperarmos o controle.
Terceira dica: é mais fácil fazer uma coisa de cada vez.
Quando for realizar qualquer atividade, que seja arrumar as camas ou responder um correio eletrônico, ajudar as crianças com as atividades escolares, falar com uma amiga ao telefone, preparar o menu semanal e consequentemente a lista de compras, faça somente aquilo.
Concentre-se, envolva-se plenamente em uma coisa de cada vez. Não se deixe distrair durante a execução e evite ao máximo as distrações. Isto significa estar presente. Isto significa organizar o tempo. Estar presente é o mesmo que estar consciente, visualizar, sentir e interagir com as coisas e pessoas que fazem parte de uma determinada atividade ou tarefa.
Por exemplo, fazer uma refeição com a família é uma tarefa que nos coloca em contato com coisas e pessoas que fazem parte da nossa rotina. Se não estamos presentes, deixamos de ver as coisas que faltam, de sentir as emoções que se formam, de absorvermos as energias produzidas.
Do mesmo modo, quando estamos no trabalho, deveríamos nos dedicar somente às tarefas relacionadas ao trabalho. Deixar para casa as coisas de casa e não levar para casa tarefas de trabalho.
Parece impossível, mas não é!
Somos a geração mais informatizada de todos os tempos, temos os melhores eletrodomésticos de sempre e mesmo assim a cada dia mais perdemos as capacidades de usar bem os recursos à nossa disposição, e sobretudo o nosso tempo.
Um bom modo para começar a colocar em prática uma estratégia para organizar o tempo é usar um simples cronômetro. Pode usar aquele do seu celular, ou um simples despertador. Alguns minutos de foco em uma única atividade. E rapidamente você vai notar que o tempo pode desacelerar. 15 minutos serão suficientes por exemplo; para dar aquela arrumada na casa antes de sair para o trabalho. Refazer as camas, colocar o lixo na rua, arrumar as almofadas do sofá, lavar os pratos depois do jantar etc. Mas lembre-se de não fazer nada além disso. Do contrário seguramente as atividades não serão concluídas e ao final do dia você vai se sentir frustrado.
Não é possível mudar nosso jeito de lidar com tarefas se antes não conseguirmos fracionar nossos objetivos.
A maioria das pessoas fixam objetivos grandes demais e pensam que para atingi-los devem fazer uma montanha de coisas, sem se importar com a qualidade do trabalho feito para atingir tal objetivo. Quando ao contrário nos concentramos em objetivos menores, fica mais fácil focalizar nas tarefas, porque conseguimos organizar o tempo. Consequentemente nos sentimos recompensados com os resultados atingidos.
Reconhecer nossos limites é tão importante quanto conhecer nossas capacidades.
Para conseguir fracionar objetivos, tarefas é fundamental conhecer nossos reais limites. É muito comum considerarmos nossos pontos fortes, nossas capacidades físicas e cognitivas quando assumimos um compromisso, quando nos comprometemos com tarefas, quando nos envolvemos em uma nova relação de amizade. Pensamos naquilo que somos capazes de fazer e nos esquecemos de reconhecer que temos limites. Inevitavelmente durante o processo de execução estes limites serão evidenciados, e corpo e mente serão submetidos ao stress, sensação de perda e incapacidade.
Não confunda fracionar, delegar, adiar com procrastinar!
Um dos maiores motivos de perda de tempo é a procrastinação. Quanto mais adiamos um compromisso, mais tempo perdemos, porque ocupamos nossa mente, pensando, reelaborando, adiando, reprogramando.
Olhe para frente e se concentre no que deve ser feito. Mantenha o foco nas coisas importantes. Aprenda a dar importância a coisas realmente importantes. Tarefas existem para serem realizadas. Se não se sente bastante seguro para realizar uma determinada tarefa, peça ajuda. Não deixe que o ponteiro do teu relógio corra mais do que necessário.
• Gratidão por ter dividido um pouco do seu tempo com esta leitura.
• Lembre-se de reservar um tempo para não fazer nada, afinal, ninguém é obrigado a ser produtivo o tempo todo!
• Cultive bons propósitos, elimine maus hábitos e seja simples. Assim você estará cuidando do seu tempo com sabedoria e aproveitando a vida com produtividade!
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